決定事項を後から探しにくい
会議で決まったことが、他の連絡や資料に埋もれていました。
大阪府内の中小製造業の支援事例
会議・報告・文書をまとめ、現場の情報を経営へ
紙・メール・個別チャット・個人ファイルに分かれていた情報を、会議・報告・文書管理の流れから見直しました。
事例について
現場で生まれた情報を、会議・報告・判断へつなげる。
大阪府内の中小製造業で、現場連絡、会議の決定事項、日々の報告、過去資料の保管場所を見直した事例です。
社名は公開していません。公開済みの業種・所在地・支援内容の範囲でご紹介します。
- お客様
- 大阪府内の中小製造業（社名非公開）
- 支援テーマ
- 会議・報告・文書管理・情報共有
- 主なサービス
- Microsoft Teams・SharePoint・生成AI
ご相談前の状況
情報の置き場所と、確認する流れが決まっていませんでした。
担当者ごとに使う手段が異なり、最新情報の確認や、会議前の資料・報告書作成に時間がかかっていました。
報告方法が人によって違う
必要な情報や書き方に差があり、確認と取りまとめに手間がかかっていました。
資料の保存場所が分かれる
見積、仕様、会議資料などの所在が担当者ごとに異なっていました。
現場情報が届くまで時間がかかる
経営側が現場の変化を把握するまでに時間差が生まれていました。
一緒に進めたこと
ツールの設定より先に、誰が何をどこへ残すかを決めました。
現場のやり方を否定せず、組織として後から確認・再利用できる情報の流れへ見直しました。
- 01
情報共有の流れを整理
現場連絡、会議決定事項、報告、資料、マニュアルの置き場所・更新者・確認者を決めました。
- 02
Teamsの使い方を設計
部署別・目的別のチーム、チャネル、投稿ルールを整理しました。
- 03
SharePointへ資料の置き場所を用意
会議資料、報告書、マニュアル、社内文書の保管場所と閲覧・編集権限を整えました。
- 04
生成AIを文書作成に利用
議事録の要約、報告書の下書き、文章整理など、用途を絞って始めました。
- 05
使いながら見直す
チャネル構成、保存場所、テンプレートを、利用状況に合わせて調整しました。
運用のすり合わせ
現場と管理側の両方が続けられる方法を確認しました。
現在の状況
会議・報告・資料を、後から確認しやすくなりました。
情報の流れが整い、現場の確認作業と管理側の資料作成負担が軽くなりました。
会議後の確認がしやすく
会議資料、議事録、決定事項の置き場所が明確になりました。
報告内容をそろえやすく
報告テンプレートにより、必要な情報を集めやすくなりました。
資料を探しやすく
資料の分類と保管場所を定め、過去資料を探す時間の削減につながりました。
文書をゼロから書く負担を軽く
生成AIを議事録要約、報告書下書き、文章整理に利用しました。
現場の状況を確認しやすく
経営側が判断材料を得やすくなりました。
次の改善へつなぐ土台に
会議記録や報告内容を、次の改善テーマへつなげやすくなりました。
進めた流れ
効果が出やすい領域から、段階的に進めました。
- 1〜2週間
現状整理
会議体、報告経路、資料の保存場所、既存データを確認。
- 2〜3週間
設計
チーム、チャネル、文書分類、権限、ルールを設計。
- 2〜3週間
初期構築
共有ライブラリ、テンプレートなどを構築。
- 2〜4週間
試験運用
一部の会議・報告から始め、使いにくさを確認。
- 1〜2か月
定着支援
現場の声を反映し、ルールや導線を調整。
※導入期間は、対象部門数・既存データ量・運用ルールの整備状況により変動します。
関連する支援事例
紙の仕事や、情報共有を見直した事例。
