紙帳票中心で検索しにくい
過去の作業指示書を顧客別・商品別・作成日別に探すには時間がかかり、情報の再利用もしづらい状態でした。
CASE STUDY
商工会議所での相談をきっかけに、
紙の作業指示書を無理なくデジタル化。
Google Workspaceの導入支援とAppSheetによる作業指示書システムの構築を通じて、紙中心で運用していた業務を段階的に整理。社長・奥様・パートスタッフの少人数でも運用しやすく、現場に無理なくつながる仕組みを整えた事例です。
お客様の社名掲載許可取得前のため、本ページでは企業名を非公開とし、「大阪府内の製造業」として匿名化しています。なお、支援のきっかけとなった大東商工会議所のビジネスサポーター制度については公開前提で記載しています。
PROJECT OVERVIEW
現場を止めずに、少しずつ「使える仕組み」へ。
今回の支援先は、大阪府内の製造業企業です。大東商工会議所のビジネスサポーター制度をきっかけに、「現在使用している作業指示伝票を電子化したい」「クラウドを利用したい」というご相談をいただきました。そこで、Google Workspaceを業務基盤として整えながら、AppSheetで作業指示書システムを構築し、紙の運用を無理なくデジタル化していきました。
業種製造業
※匿名掲載
※匿名掲載
きっかけ大東商工会議所
ビジネスサポーター制度
ビジネスサポーター制度
主な課題紙帳票・検索性・少人数運用
支援内容Google Workspace導入／AppSheet構築
BEFORE
導入前の課題
作業指示書には、品名・得意先・原反・サイズ・加工内容・図面・備考など、現場に必要な情報が数多く含まれています。紙の帳票は柔軟である一方、過去の指示書を探すこと、似た案件を再利用すること、補足情報や画像・図面をまとめて扱うことには限界がありました。また、コンピューターを日常的に触るのは社長・奥様・パートスタッフが中心で、運用が複雑になると定着しにくい状況でした。
補足情報が分散しやすい
Excel、手書きメモ、図面、画像などが別々に存在し、必要な情報を一つにまとめて確認しにくい課題がありました。
少人数で回せる設計が必要
管理する人が限られているため、高機能さよりも、無理なく使い続けられる運用設計が必要でした。
SUPPORT
ソリデンテの支援内容
最初に行ったのは、紙の作業指示書をそのまま再現することではなく、現場業務を確認しながら、どの項目を入力し、どう検索し、どの形で印刷するのかを整理することでした。そのうえで、Google Workspaceをメール・管理基盤として整え、AppSheetで作業指示書の作成・確認・検索・複製・PDF印刷までを扱える仕組みを段階的に構築しました。
- 大東商工会議所での相談内容を起点に、現場帳票と業務フローの確認・要件整理を実施。
- Google Workspace Business Starter を前提に、Gmail を中心とした安定運用環境を整備。
- AppSheet による作業指示書システムを構築し、作成・確認・検索・複製・PDF印刷の流れを整理。
- 顧客管理やマスタ管理など、現場運用に必要な情報を少しずつシステム上で扱えるよう調整。
- 導入後も、設定支援、問い合わせ対応、改善提案を通じて、安定運用と定着を継続支援。
PROCESS
段階的に進めた導入プロセス
小規模な企業で重要なのは、最初からすべてを変えることではなく、今の業務に合わせて少しずつ整えることです。今回も、相談から要件整理、構築、導入初期の伴走支援、安定運用へと段階的に進めました。
STEP 1大東商工会議所での初回相談
STEP 2帳票と業務フローの要件整理
STEP 3Google Workspaceの導入・運用整備
STEP 4AppSheetシステム構築と導入調整
STEP 5安定運用・改善提案の継続支援
CHALLENGE
導入時に大変だったこと
今回もっとも大変だったのは、現場業務の中心にある作業指示書をデジタル化したことです。導入時期は、日常業務を止めずに新しい仕組みに慣れていただく必要があり、特に少人数で管理されている環境では、項目の調整や使い勝手の見直しを丁寧に行う必要がありました。だからこそ、最初から完璧を目指すのではなく、実際に使いながら改善していく伴走型の進め方を重視しました。
RESULT
導入・運用による成果
現在は、Google Workspace と AppSheet による環境が安定して稼働しており、大きな変更を急ぐのではなく、現場に合った運用を維持しながら少しずつ便利にしていく段階へ進んでいます。
作業指示書の流れを整理
作成・確認・検索・複製・PDF印刷までを一つの流れとして扱えるようになり、紙中心の業務を整理できました。
少人数でも運用しやすい基盤を整備
社長・奥様・パートスタッフが中心でも扱いやすい、過度に複雑でない運用設計を実現しました。
今後の改善にもつながる土台づくり
Drive共有やカレンダー共有、AppSheetの改善など、今後の活用拡大にもつながるクラウド基盤が整いました。
CONTACT
紙やExcel中心の業務を、現場に合わせてデジタル化しませんか？
ソリデンテでは、Google Workspace の導入支援だけでなく、AppSheet を活用した業務アプリの構築、運用設計、導入後の伴走支援まで行っています。いきなり大きく変えるのではなく、今の業務を尊重しながら少しずつ整えたい企業様は、ぜひご相談ください。