福祉用具レンタル
車いす・介護ベッドなど、日常生活を支える福祉用具の選定、設置、説明、メンテナンスを支援。
CASE STUDY
株式会社リマインド様｜介護福祉用具レンタル・販売業
人の暮らしを支える事業を、
クラウドで支える
福祉用具レンタル・販売、介護保険住宅改修を通じて、ご利用者様の安全で豊かな暮らしを支える株式会社リマインド様。Microsoft 365・LINE WORKS・Power Automateの活用により、契約関連書類、利用者別資料、日常連絡、拠点間共有の運用を方針化した支援事例です。
OVERVIEW
事例概要
クラウドツールを増やすのではなく、現場連絡・正式文書・拠点間共有・自動化の役割を切り分けました。
課題
契約関連書類が多岐にわたる
福祉用具貸与、特定福祉用具販売、住宅改修など、利用者ごと・契約種別ごとに扱う資料が細かく分かれていました。
支援
ツールの役割を方針化
日常連絡はLINE WORKS、メール・予定・正式文書・共有資料はMicrosoft 365という使い分けを明確にしました。
成果
文書管理DXの土台を構築
SharePointによる拠点間共有、OneDriveによる個人ファイル管理、Power Automateによる自動化の第一歩につながりました。
CUSTOMER PROFILE
株式会社リマインド様について
福祉用具と住環境の両面から、ご利用者様の「これからの暮らし」を支える地域密着企業です。
リマインドは「思い出」と「これから」を繋ぐ会社です。
株式会社リマインド様は、大阪府東大阪市を拠点に、福祉用具のレンタル・販売、自宅の福祉リフォームを行う企業です。ご利用者様が自宅で安全に暮らし続けるための不安を改善し、日々の生活をより豊かにすることを大切にされています。
福祉用具レンタルでは、車いすや介護ベッドをはじめとする各メーカーの福祉用具について、商品選びの相談、搬入時の設置、取り扱い方法の説明、メンテナンスまで対応。福祉用具販売、住宅改修においても、専門相談員がご利用者様の状態や住環境に合わせて支援されています。
代表メッセージでは、目の前の困っている人の生活を良くしたいという想いと、「ありがとう」と言ってもらえる仕事への誇りが語られています。ソリデンテは、その価値ある仕事を裏側から支えるクラウド活用をお手伝いしました。
福祉用具販売
特定福祉用具を中心に、ご利用者様に適した商品選びと導入後の対応をサポート。
介護保険住宅改修
手すり設置、段差解消、浴室・玄関まわりなど、暮らしの不安を減らす住環境づくりを支援。
BEFORE
導入前の課題
利用者ごとに細かな契約関連書類が発生し、必要な情報をすぐ確認できる仕組みが求められていました。
介護福祉用具のレンタル・販売、住宅改修の業務では、利用者様ごとに管理すべき書類が多岐にわたります。福祉用具貸与契約書、特定福祉用具販売契約書、住宅改修関連書類、重要事項説明書、申請書類、添付資料など、扱う文書は非常に細かく、利用者別・契約種別別・拠点別に正確な管理が必要です。
また、契約関連書類は単に保管すればよいものではありません。必要なときにすぐ探せること、関係者が適切に確認できること、更新や対応漏れを防げることが重要です。
- 利用者ごとに契約関連書類や申請書類が発生する
- 契約種別ごとに保存・確認すべき資料が異なる
- 本社・営業所をまたいだ資料共有が必要になる
- スキャン後の保存先や命名ルールを統一する必要がある
- 契約更新期限や確認漏れを防ぐ仕組みが求められる
- LINE WORKSとMicrosoft 365の役割が混在しない運用が必要だった
SUPPORT
ソリデンテの支援内容
単なる設定作業ではなく、日常業務と契約関連業務に合わせて、クラウドサービスの役割を方針化しました。
01
セキュリティ対策の整備
ウイルスバスター ビジネスセキュリティサービスを導入し、クラウドサービスを安心して活用するための端末側の基本的な安全対策を整えました。
02
Exchange Onlineによるメール・予定表管理
社内外とのメール連絡、予定確認、スケジュール共有をMicrosoft 365上で扱えるよう、Exchange OnlineとOutlook予定表の活用を支援しました。
03
OneDriveによる個人ファイル管理
個人で作成・管理する資料はOneDriveを活用し、端末に依存しにくい作業環境と個人ファイル管理の土台を整えました。
04
SharePointによる拠点間の資料共有
組織として共有すべき資料や、拠点をまたいで確認する必要がある文書はSharePointで管理できるよう、保存場所と権限の考え方を整えました。
05
LINE WORKSによる日常連絡
LINE WORKSは現場との日常連絡、写真共有、スピード感のあるコミュニケーションに活用。Microsoft 365とは連携ではなく、役割を分けて併用する形にしました。
06
Power Automate活用の第一歩
契約関連書類の保存、確認、通知、共有といった作業を、将来的にMicrosoft 365上で自動化していくための土台づくりを支援しました。
PROJECT FLOW
導入に必要だった時間
一度にすべてを変えるのではなく、既存業務を確認しながら段階的に進めました。
初期段階
基本基盤の整備
セキュリティ対策、メール・予定表、個人ファイル管理、拠点間共有、日常連絡の利用環境を整備。
運用確認
文書管理の現状確認
契約書類、利用者別資料、スキャン後の保存先、検索方法、更新期限の管理方法を確認。
設計
サービスごとの役割を方針化
LINE WORKSは日常連絡、Microsoft 365はメール・予定・正式文書・共有資料という使い分けを明確化。
自動化検討
Power Automate活用に着手
SharePoint保存、期限通知、関係者共有、契約台帳化など、業務自動化につながる領域を検討。
定着支援
実運用に合わせた見直し
現場で使いやすい形に調整しながら、クラウド活用が日常業務に根づくよう伴走。
※期間は対象業務、既存データ量、社内確認範囲、運用ルールの整備状況により変動します。
CHALLENGE
苦労した点
難しかったのは、ツールの設定ではなく、細かな契約業務に合わせた運用設計でした。
介護福祉用具レンタル・販売業では、契約関連業務が非常に細かく、単純に「ファイルをクラウドに保存する」だけでは十分ではありません。
利用者様ごとの契約書類、契約種別、更新期限、拠点ごとの確認範囲、担当者の確認方法を見直さなければ、かえって情報が分散してしまう可能性があります。
- LINE WORKSとMicrosoft 365を連携済みのように見せない表現が必要だった
- 現場連絡と正式文書管理の役割を明確にする必要があった
- 契約関連書類の保存先、検索方法、更新期限の考え方を方針化する必要があった
- OneDriveとSharePointの使い分けを分かりやすくする必要があった
- Power Automate導入前に、業務フローそのものを確認する必要があった
- 既存の運用を壊さず、段階的に改善する必要があった
機能を増やすことではなく、業務の流れに合わせて情報の置き場所と使い方を決めることが重要でした。
RESULT
導入して良かった点
日常連絡、個人ファイル、共有資料、契約関連文書の役割が明確になりました。
情報の置き場所が明確になった
日常連絡、メール、予定表、個人ファイル、共有資料、契約関連文書の扱いを切り分けました。
拠点間共有を進めやすくなった
SharePointを活用し、本社・営業所間で必要な資料を確認しやすい状態へ近づきました。
日常連絡と正式管理を分けられた
LINE WORKSは日常連絡、Microsoft 365は正式文書や業務データ管理という役割にしました。
自動化の可能性が広がった
Power Automateにより、保存、通知、確認、台帳化などを自動化する土台が見えてきました。
NEXT STEP
今後の展開
契約関連書類の管理から、文書管理DX・業務自動化へ。
今後は、SharePointとPower Automateをさらに活用し、契約関連書類の保存先統一、利用者別フォルダ管理、更新期限の通知、契約台帳化、住宅改修関連書類の管理などへ発展させていくことが期待されます。
介護福祉用具レンタル・販売業では、契約や書類管理が業務品質に直結します。だからこそ、文書を単に保存するだけでなく、必要な人が、必要なタイミングで、必要な情報を確認できる仕組みづくりが重要です。
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CONTACT
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ソリデンテでは、Microsoft 365、LINE WORKS、Power Automateを活用し、現在の業務に合わせた無理のないクラウド活用を支援しています。ツールを導入するだけでなく、業務の流れに合わせて「使い続けられる仕組み」を一緒に整えます。
契約関連書類が多く管理しきれていないSharePointやOneDriveの使い分けを決めたいLINE WORKSとMicrosoft 365を併用したいPower Automateで通知や保存を自動化したい